我們知道平時使用的中文有簡體和繁體之分，在電腦中也有類似的區別，根據編碼不同，分爲三類：大陸和新加坡使用的GB編碼、臺灣使用的BIG5編碼和香港使用的HZ編碼。一封郵件的編碼格式主要取決於最初編寫這封郵件所用計算機的操作系統使用的中文平臺的情況。一般在簡體Windows上編寫的文章（包括電子郵件）使用的是GB編碼，香港版操作系統上編寫的文章使用的是HZ編碼，以此類推。

那麼要向某個不同地區的人發送文章的時候從爲對方着想的角度出發，就要做適當的編碼轉化，否則對方看到的可能就是一堆不知所云的字符（俗稱亂碼）。儘管部分電腦工程師可以通過各種工具手工解碼，但是能做這樣事情的畢竟是少數。市面上很多軟件宣稱可以做內碼轉換，但是我實際測試的效果不盡如人意。例如在FOXMAIL中有簡繁雙向轉換的功能，但是它的最新版4.2實際上不能完成簡體到繁體的轉換。在OFFICE 2000中的簡繁轉換功能也是看起來轉換成繁體了，實際上內碼依然是GB格式的。而且這裏說的繁體還有臺灣版和香港版的區別，這兩者也是不同的。

通過實驗，我發現南極星NJSTAR的文字處理系統NJSTAR CHINESE WP 4.35在這方面做得不錯，它能順利完成各種內碼的轉換工作，下面我們就來看看它的簡單使用情況：

1．我們首先在任意的文字編輯器中輸入文章的內容。如果可能，建議把一些說法換成對方習慣的用語。例如大陸說的軟件，在港臺一般說是軟體，大陸說的程序，港臺習慣說程式。這部分的轉換可以憑經驗，也可以用OFFICE 2000的簡繁轉換功能，轉換時選中「轉換時包括詞彙」。然後用Alt-A和Ctrl-C把需要轉換的文章放到粘貼板裏去。

2．打開NJSTAR WP，刪去它自己的範例，然後Ctrl-V把需要轉換的文字放到NJSTAR的編輯區裏去。

3．選擇NJSTAR WP的File->Save as，在出來的對話框中看到有「保存類型」，這裏根據具體情況選擇不同的編碼格式。

4．保存。這時NJSTAR WP會提示保存的並非WP的格式，問你是否確認，點擊按照你選定的格式就可以了。

當然，你也可以直接在NJSTAR中用你選定的編碼編輯文章，然後保存爲你需要的格式，NJSTAR WP中包含了幾種漢字輸入法。

同理，如果你收到有類似亂碼的文件，你也可以用NJSTAR WP來閱讀。方法是File->Open，在對話框中選擇文件類型。

除此之外你也可以用其它工具把文章轉換成圖片（GIF格式比較好），這樣也能保證對方可以閱讀，但是同時傳輸的文件將會變得很大。

如果你要發送的是傳真則不用考慮計算機內碼問題，只要在Office2000中把簡體漢字轉換成看起來是繁體的就可以了（工具-）語言-〉中文簡繁轉換）。